Reunir os documentos para inventário é, na prática, a etapa que mais costuma travar o procedimento. Não por ser complicada, mas porque envolve juntar papéis de origens diferentes (do falecido, dos herdeiros e de cada bem deixado) muitas vezes num momento em que a família ainda está se reorganizando depois de uma perda.

A boa notícia é que, quando você sabe exatamente o que precisa providenciar, o caminho fica bem mais leve. Tanto faz se o inventário será feito em cartório ou na Justiça: a base documental é praticamente a mesma. Neste artigo, organizo um checklist completo, dividido por tipo de documento, para você reunir tudo com tranquilidade antes de procurar o advogado e dar entrada no procedimento.

📜 Por onde começar a reunir os documentos para inventário

Antes de listar papel por papel, vale entender a lógica por trás dos documentos para inventário. No fundo, o procedimento precisa responder a três perguntas: quem faleceu, quem são os herdeiros e o que exatamente será partilhado. Cada documento exigido serve para comprovar uma dessas respostas, e é por isso que eles se dividem, naturalmente, em três grandes grupos.

O primeiro grupo trata do falecido, o chamado autor da herança. O segundo identifica os herdeiros e o cônjuge ou companheiro sobrevivente. E o terceiro comprova cada bem deixado, com a documentação específica de imóveis, veículos, contas, investimentos e participações em empresas. A esses três blocos somam-se algumas certidões e a declaração de imposto, que fecham o procedimento. Vamos a cada um deles.

Reunir tudo com antecedência tem outra vantagem: evita idas e vindas ao cartório e a órgãos públicos, que costumam ter horários e prazos próprios. Quanto mais completo o material chega às mãos do advogado, menor o risco de o procedimento emperrar por falta de um documento simples, e mais cedo a família consegue resolver a situação dos bens.

Documentos do falecido (o autor da herança)

O ponto de partida de qualquer inventário é a certidão de óbito. É ela que comprova o falecimento e marca o início da sucessão, sendo o primeiro documento que o cartório ou a Justiça vai exigir. Sem ela, o procedimento simplesmente não começa.

Além da certidão de óbito, é preciso reunir os documentos pessoais de quem faleceu, que ajudam a identificar a pessoa e seu estado civil:

Se algum desses documentos estiver desatualizado ou tiver sido extraviado, é possível solicitar uma segunda via nos cartórios ou órgãos competentes. Vale checar, por exemplo, se a certidão de casamento reflete a situação mais recente, já que averbações como a de um divórcio anterior podem ser relevantes para definir corretamente o estado civil do falecido e quem são os herdeiros.

• Certidão de óbito (original ou cópia atualizada);
• RG e CPF do falecido;
• Certidão de casamento atualizada ou certidão de nascimento, se solteiro;
• Comprovante de residência;
• Se for o caso, pacto antenupcial ou escritura de união estável, que indicam o regime de bens.

Documentos dos herdeiros e do cônjuge

O segundo grupo reúne os documentos de quem vai receber a herança. A regra é simples: todos os herdeiros precisam ser identificados, e o cônjuge ou companheiro sobrevivente entra com documentação própria, já que pode ter direito tanto à meação quanto a uma parcela da herança, dependendo do caso.

Um cuidado importante aqui: se algum herdeiro já tiver falecido, mas tinha direito à herança, entram em cena os documentos dos descendentes dele, que herdam em seu lugar (é o chamado direito de representação). E quando há herdeiro menor de idade, a documentação dele também precisa estar completa, pois é a presença de incapazes que, em regra, leva o inventário para a via judicial. Reunir esses papéis com atenção evita surpresas sobre quem deve participar do procedimento.

Vale reunir, de cada herdeiro e do cônjuge ou companheiro:

• RG e CPF;
• Certidão de nascimento, se solteiro, ou de casamento, se casado;
• Comprovante de residência atualizado;
• Documentos do respectivo cônjuge, quando o herdeiro for casado.

Documentos dos bens a inventariar

Aqui está o coração do inventário: a comprovação de cada bem que será partilhado. Os documentos variam conforme o tipo de patrimônio, então vale separá-los por categoria para não esquecer nada.

Uma dica é fazer um levantamento completo antes de buscar os documentos, listando tudo o que o falecido possuía: imóveis, veículos, contas, aplicações, eventuais cotas de empresa e até bens de menor valor. Esquecer um bem nessa fase pode obrigar a um novo procedimento depois (a chamada sobrepartilha) para incluir aquilo que ficou de fora. Por isso, vale conversar com a família e reunir todas as informações antes de iniciar.

Um lembrete prático: para cada categoria de bem, anote também as informações que identificam o item, como número de matrícula do imóvel, placa do veículo ou agência e conta do banco. Esses dados costumam ser pedidos no preenchimento das declarações e nas avaliações, e tê-los à mão desde o início poupa consultas e reduz o vai e vem durante o inventário.

Imóveis

Para cada imóvel, é necessária a certidão de matrícula atualizada, emitida pelo cartório de registro de imóveis, que comprova a propriedade. Junte também o carnê de IPTU ou a certidão de valor venal, no caso de imóvel urbano, e o documento equivalente do imóvel rural, além da certidão negativa de débitos do imóvel.

Veículos

Para automóveis, motos e similares, providencie o documento de registro do veículo (CRLV) e os dados que constam dele, como placa, RENAVAM e ano. Esses dados são usados para avaliar o bem e transferi-lo aos herdeiros.

Contas, investimentos e dívidas

Reúna extratos de contas bancárias, aplicações financeiras e investimentos na data do falecimento, que comprovam os saldos a partilhar. Se houver dívidas em nome do falecido, é importante reunir também esses documentos, porque elas fazem parte do espólio e precisam ser consideradas.

Participação em empresas

Se o falecido era sócio de alguma empresa, será preciso apresentar o contrato social e suas alterações, além de documentos que demonstrem a participação societária e o valor das cotas ou ações, para que essa parcela do patrimônio entre na partilha.

Certidões negativas e a declaração do ITCMD

Para concluir o inventário, costumam ser exigidas certidões negativas de débitos do falecido, que demonstram a inexistência de pendências fiscais. Em geral, são solicitadas certidões nas esferas federal, estadual e municipal, conforme o caso e a orientação do cartório ou do juízo.

Outro documento essencial é a declaração do ITCMD, o imposto estadual sobre a transmissão de bens por morte. O recolhimento desse imposto é condição para a finalização do inventário e o registro dos bens em nome dos herdeiros. As regras de cálculo, prazos e eventuais isenções variam de estado para estado, e o advogado orienta como proceder na sua situação.

Também é comum a exigência de uma certidão que comprove a inexistência de testamento, obtida em base nacional de registros. Ela é importante justamente para confirmar qual via de inventário é cabível, tema que explico no artigo sobre inventário extrajudicial ou judicial.

Pode parecer muita papelada, mas há uma lógica simples por trás de tudo: o procedimento precisa garantir que os bens estão livres de pendências e que o imposto foi recolhido antes de passar o patrimônio para os herdeiros. Esse rigor protege a própria família, que recebe os bens com segurança jurídica, sem o risco de descobrir depois uma dívida ou um problema de registro.

Em alguns casos, o cartório ou o juízo pode solicitar documentos complementares conforme a natureza dos bens ou a situação da família. Por isso, encare o checklist como um ponto de partida sólido, e não como uma lista absolutamente fechada: o advogado vai indicar se algo a mais é necessário no seu caso específico, evitando que o procedimento pare no meio do caminho.

Como organizar tudo antes de procurar o cartório ou a Justiça

Mais do que ter os documentos, vale organizá-los de forma que o advogado consiga trabalhar rápido. Uma dica simples é montar três blocos: um com os papéis do falecido, outro com os documentos dos herdeiros e do cônjuge, e um terceiro com a documentação de cada bem, separada por tipo. Assim fica fácil identificar o que ainda falta.

Lembre-se de que muitas certidões têm prazo de validade e podem precisar ser atualizadas ao longo do procedimento. E que o regime de bens do casamento ou da união influencia diretamente como o patrimônio será dividido. Se tiver dúvida sobre isso, vale entender melhor o funcionamento de cada regime de bens. Com a documentação reunida e organizada, o passo seguinte é levar tudo ao advogado, que vai conferir, complementar o que faltar e dar entrada no inventário pela via adequada.

Por fim, guarde cópias digitais de tudo o que reunir. Documentos escaneados facilitam o envio ao advogado e funcionam como segurança caso algum papel original se perca. Uma pasta digital bem organizada, com nomes claros para cada arquivo, poupa tempo em todas as etapas seguintes do inventário e deixa você mais tranquila para lidar com o restante.

✨ Em resumo

Reunir os documentos para inventário pode parecer trabalhoso à primeira vista, mas, com um checklist claro, a tarefa se torna muito mais simples. Separar os papéis do falecido, dos herdeiros e de cada bem, e ainda providenciar as certidões negativas e a declaração do ITCMD, é o que dá agilidade ao procedimento.

Cada inventário tem suas particularidades, e a lista exata pode variar conforme o patrimônio e a via escolhida. Por isso, contar com a orientação de um advogado desde a fase de organização dos documentos ajuda a evitar idas e vindas e a conduzir tudo com mais tranquilidade.

❓ Perguntas frequentes

Qual é o primeiro documento necessário para o inventário?

É a certidão de óbito. Ela comprova o falecimento e marca o início da sucessão, sendo o documento de partida para qualquer inventário, seja ele extrajudicial ou judicial. Sem ela, o procedimento não pode ser aberto.

Preciso de certidão negativa para fazer o inventário?

Sim, é comum a exigência de certidões negativas de débitos do falecido, geralmente nas esferas federal, estadual e municipal. Elas demonstram a inexistência de pendências fiscais e costumam ser solicitadas para a conclusão do procedimento.

Como comprovo os bens que entram no inventário?

Cada bem tem seu documento: imóveis pela certidão de matrícula atualizada, veículos pelo registro (CRLV), contas e investimentos por extratos na data do falecimento e participação em empresas pelo contrato social. Esses papéis comprovam a propriedade e o valor a partilhar.

As certidões têm prazo de validade?

Muitas certidões têm validade limitada e podem precisar ser atualizadas durante o inventário, especialmente se o procedimento se estender. Por isso, vale conferir as datas com o advogado para não precisar reemitir documentos no meio do caminho.

📚 Leia também

• Inventário extrajudicial ou judicial: como escolher a via
• Regime de bens: guia completo para escolher antes de casar

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Naiana Tamara Novatzky
Advogada especialista em Direito de Família
OAB/SC 61.526 e OAB/RS 103.652
novatzkyadvogados.com